Litigation Hold & In-place hold

Litigation Hold is een techniek in Office 365 waarbij je data van bijvoorbeeld een mailbox beschermt tegen verwijdering van data uit deze mailbox. Als je binnen je bedrijf een juridisch probleem hebt waarbij je de data nodig hebt of denkt te hebben, dan kan je de specifieke mailbox onder Litigation Hold zetten.

In tegenstelling tot Litigation Hold waarmee je een volledige mailbox kunt vergrendelen, kan je met In-Place Hold alleen bepaalde items uit de mailbox beschermen tegen verwijderen. Hiermee hoef je dus niet meteen de gehele mailbox te vergrendelen maar alleen specifieke data die voldoet aan de criteria. Je kunt meerdere In-Place Holds uitvoeren voor een mailbox. Let op! Per 1 juli 2020 is de In-Place Hold functie niet meer beschikbaar, alleen voor bestaande holds, deze zijn tot oktober bruikbaar.

De beide technieken zijn standaard mechanismen van Office 365. Litigation Hold is dus geen backup oplossing. Hier ook de link naar de documentatie van Microsoft

Recycle bin & Retention

Binnen veel bedrijven is Office 365 een standaard applicatie, daarmee wil je ook wat standaard functionaliteit hebben. De bekende prullenbak (Recycle Bin) is een standaard functie van Office 365. Als je wat verwijdert dan ben je altijd nog in staat om de verwijderde data te herstellen door de Recycle Bin functie te gebruiken. Echter blijft deze data niet eeuwig in de Recycle Bin staan, maar zit er een zogenaamde retentie tijd (Retention Time) op.

Hoelang data in de Recycle Bin opgeslagen (Retention Time) blijft voor bijvoorbeeld SharePoint, is niet te configureren. Deze is standaard ingesteld op 93 dagen. Een Exchange Online mailbox bewaart standaard verwijderde items voor 14 dagen maar kan worden aangepast naar 30 dagen retentietijd. Na deze tijd zal een item dus ook uit de Recycle Bin worden verwijderd en is dan in principe niet meer terug te halen zonder normale backup oplossing.

Ook op het moment dat op de Microsoft servers onverwacht iets fout gaat waardoor data verloren gaat dan heb je dus geen mogelijkheid om je data terug te halen buiten een specifieke backup oplossing. Mocht je onverhoopt zelf iets verwijderen dan kan je weer wel gebruik maken van de retentie.

Cloud back-up & on-prem backup

Er zijn momenteel meerdere manieren om je Office 365 data veilig te stellen door middel van een backup. Dit kan zijn dat je zelf een backup maakt op je eigen apparatuur (On-Prem). Of dit kan zijn door middel van een Software-as-a-Service (S-a-a-S) principe, waarbij iemand anders zorgt dat het gehele platform inclusief software en hardware worden onderhouden. Zelf hoef je dus alleen de juiste instellingen te configureren voor jouw data.

Met de introductie van het S-a-a-S principe is er ook een bezorgdheid ontstaan bij veel bedrijven over de integriteit van hun data. Nu zijn alle S-a-a-S back-up leveranciers goed voorzien van de juiste certificaten en daarmee kan je een hoop juridische vraagstukken ondervangen. Let wel, de beveiliging en integriteit van jouw data is hun geleverde dienst, dus je kan ervan uitgaan dat ze daar uiterst zorgvuldig mee om gaan.

Als je zelf besluit om voor On-Prem te gaan dan zul je hardware moeten aanschaffen of gebruik te maken van je huidige hardware en zul je vervolgens zelf moeten zorgen dat je data veiliggesteld wordt en dat er op reguliere tijden ook daadwerkelijke tests worden uitgevoerd om de integriteit van jouw data te garanderen. Al met al, kost dit vaak meer (hardware, software en kennis) dan een SaaS-dienst.